Om dere skal bruke IMAP eller POP3 avhenger av størrelse på mailbox, hvis den er større enn 500MB så kan dere bruke IMAP. Hvis ikke så bruker man POP3. Forskjellen på disse to er at IMAP lagrer all mail på server, og dermed kan man bruke flere enheter samtidig.
IMAP Eksempel: Jobb PC, Hjemmekontor og Mobil, alle disse vil da synkroniseres samtidig og alle kan jobbes på.
POP3 Eksempel: Her henter en enhet fysisk mail fra server og lagres ikke der, da vil bare den enheten som hentet mailen kunne se den og jobbe på den.